Excel dla analityków – filtrowanie danych.

Potrafimy już sortować dwiema metodami: prostą i zaawansowaną. Dzisiaj przyszedł czas na naukę filtrowania, czyli oddzielania interesujących nas informacji od tych których aktualnie nie potrzebujemy wg kryteriów które sami możemy ustawić/skonfigurować.

I od razu przykład dla lepszego zrozumienia. W artykule o sortowaniu zaawansowanym korzystaliśmy z listy operacji bankowych klientów banku. I dzisiaj też z tego zestawienia skorzystamy.

Zadanie

Pokaż mi operacje bankowe typu „Wypłata z bankomatu”, których dokonał Pan Piotr Dziesiąty.

No to zaczynamy!

Nasze źródłowe dane wyglądają jak poniżej.

Dane źródłowe – cała lista bez filtrowania

Jak widać lista jest pełna i widzimy wszystkich klientów i wszystkie typy operacji.

No to zacznijmy ustawiać filtry.

Przejdź na zakładkę „Dane” i kliknij w ikonę „Filtruj” (pamiętaj że aktywna komórka (ta aktualnie zaznaczona) musi być wewnątrz naszej tabeli, bo inaczej otrzymasz błąd).

Zakładamy filtry: Dane -> Filtruj.

Zwróć uwagę, że po kliknięciu w „Filtruj” przy nazwach nagłówków, w każdej kolumnie, pojawiły się szare kwadraciki ze czarnym trójkątem.

W zadaniu mamy dwa zadania. Pierwsze ograniczyć listę do operacji Pana Piotra Dziesiątego. Drugie ograniczyć listę operacji Pana Piotra do operacji typu „Wypłata z bankomatu”.

Zajmijmy się pierwszym ograniczeniem.

Skoro mamy ograniczyć naszą listę do konkretnego klienta to musimy kliknąć w ten szary kwadracik przy nagłówku kolumny „Klient”. Po kliknięciu rozwiną się dodatkowe opcje z listą wszystkich unikalnych wartości w dole listy.

Ponieważ chcemy ograniczyć naszą listę tylko do jednego klienta to musimy wszystkich innych klientów odznaczyć i zaznaczyć tylko tego naszego poszukiwanego. W pierwszym kroku musisz odznaczyć checkbox obok opcji „zaznacz wszytko”, wtedy wszyscy klienci z listy zostaną odznaczeni.

A następnie skorzystaj z pola „Wyszukaj” (powyżej opcji „zaznacz wszytko”) w wpisz tam imię Piotr. Lista automatycznie zostanie przefiltrowana i z automatu pojawi nam się klient Piotr Dziesiąty. Teraz musimy zaznaczyć checkbox obok tego klienta. Jeśli nie było innych klientów o imieniu Piotr pozycja ta powinna być automatycznie zaznaczona. Oczywiście wszytko potwierdzasz przyciskiem OK.

Po potwierdzeniu powinieneś widzieć tylko rekordy gdzie klientem jest Pan Piotr Dziesiąty. Ale zwróć uwagę jeszcze na dwie rzeczy. Po pierwsze trójkąt na kwadracie obok nagłówka „Klient” zmienił się na taki lejek. Oznacza to, że nasza tabela jest filtrowana w oparciu o kolumnę Klient wg zadanych przez nas kryteriów. Pamiętaj, że niekiedy dostaniesz już przefiltrowaną tabelkę i właśnie po tych ikonach (albo trójkąt albo lejek) jesteś w stanie zorientować się czy dana tabela jest już przefiltrowana czy są to źródłowe dane.

Drugą rzeczą na którą chciałem Ci zwrócić uwagę jest zielona belka na dole. Gdzie otrzymujemy informację o ilości przefiltrowanych rekordów. Mamy tam informację, że wszystkich rekordów jest 1000 a po filtrowaniu jest ich 64. Nie musisz wiec liczyć ile rekordów otrzymałeś po filtrowaniu, Excel powie Ci to od razu.

No dobrze ale zostało jeszcze drugie kryterium, czyli ograniczenie listy tylko do operacji „Wypłata z bankomatu”.

No to postępujemy w podobny sposób z kolumną „Jaka operacja bankowa”.

  1. Klikasz w kwadracik obok nazwy kolumny.
  2. Odznaczasz opcję „zaznacz wszystko”.
  3. Tutaj lista jest krótka, więc od razu zaznaczasz opcję „Wyłata z bankomatu”.
  4. Potwierdzasz przyciskiem OK.

W wyniku naszych działań otrzymaliśmy przefiltrowaną listę wg naszych dwóch kryteriów.

Zwróć uwagę że teraz lejek jest przy obu kolumnach: „Klient” i „Jaka operacja bankowa”. Ale zobacz także ze na dolnej belce pojawiła się informacja że znaleziono 13 rekordów z 1000. Czyli widzisz, że Excel na bieżąco informuje Cię o liczbie rekordów która jest „odfiltrowana” w danym momencie.

Oczywiście moglibyśmy dodać kolejne filtry np. ograniczyć naszą listę do konkretnego oddziału banku lub konkretnego przedziału kwotowego, ale to zostawiam Wam do samodzielnego przećwiczenia.

<< wróć do kategorii: EXCEL